Ujmując to krótko – program do dokumentacji pracowniczej powinien zachować pełną funkcjonalność przez cały okres jej przechowywania. Podstawa prawna: projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z 4 października 2017 r. Przepis pozwala, aby okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony z 50 do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny (art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich Zmiany dotyczą szczególnie sposobu oraz okresu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych. Jednocześnie w życie wejdą również przepisy, na które długo czekało wielu pracodawców, a mianowicie możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od tego, w jakim okresie był on zatrudniony. Jeśli pracownik został zatrudniony od 1 stycznia 2019 roku lub później, akta osobowe powinny być przechowywane przez 10 lat od dnia zakończenia zatrudnienia. W tym przypadku nie nastąpią żadne zmiany. Wynika to z faktu, że za takiego pracownika, pracodawca nie może złożyć raportu informacyjnego. Z tego względu pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej Wystawianie świadectwa i informacji o okresie przechowywania dokumentacji po ustaniu zatrudnienia X Serwis TARCZA ANTYKRYZYSOWA zawiera opracowania dotyczące regulacji prawnych mających na celu ochronę przedsiębiorców przed skutkami epidemii COVID-19. W tym przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. W zakresie informacji, pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: WK7ugAi. Dokumenty pracownicze – akta osobowe Według Kodeksu pracy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Szczegółowo omawia to rozporządzanie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 weszły również w życie nowe przepisy rozporządzenia, według których pracodawca musi przechowywać nie tylko, jak uprzednio, akta osobowe, ale także wszelkie inne dokumenty związane z okresem zatrudnienia pracownika. Druków i pism, jakie kryją się pod pojęciem „dokumentacja pracownicza”, może być naprawdę dużo. Są to wszelkie sporządzone na piśmie wnioski, zaświadczenia, decyzje i oświadczenia powiązane z zatrudnieniem, zarówno wychodzące od pracownika, jak i te udzielane mu przez pracodawcę. Prowadzenie i przechowywanie tych akt jest konieczne, bo choć wydawałoby się, że niektóre z nich są zbędnymi formalnościami, są one głównym poświadczeniem przestrzegania praw i należnych przywilejów pracowniczych, niezbędnym zarówno dla zatrudniającego, jak i zatrudnionego. Wzory dokumentów HR – dla kogo? Dokumenty niezbędne w toku zatrudnienia sporządzają zarówno pracownicy działu kadr i płac, jak i sami pracownicy. Istnieją bowiem druki, które zatrudniony przedkłada pracodawcy w określonym celu, np. chcąc uzyskać dzień wolny, składa wniosek o urlop. Dzięki gotowym szablonom wniosków pracownik nie musi się głowić nad odpowiednią formą i treścią pisma. Jednak zdecydowana większość dokumentów związanych ze stosunkiem pracy leży po stronie przedsiębiorcy. Pracodawcy, który nie prowadzi, bądź prowadzi nieprawidłowo dokumentację pracowniczą, grożą sankcje prawne. Według art. 281 pkt 6 Inspekcja Pracy jest uprawniona do nałożenia na takiego przedsiębiorcę mandatu lub kary grzywny, której wysokość może sięgać nawet 30 000 zł. Z czego składają się akta osobowe pracownika? Gromadzone w działach personalnych czy HR akta osobowe dzieli się na cztery najważniejsze grupy: A, B, C, D. Zgodnie z tym podziałem i ze wspomnianym wyżej rozporządzeniem wśród akt osobowych i dokumentacji pracowniczej powinny znajdować się: dokumenty wymagane przy ubieganiu się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy itp.), a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie – część A, dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia (umowa o pracę, skierowania na badania, aneksy do umów i inne) – część B, dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (wypowiedzenie umowy, rozwiązanie umowy o zakazie konkurencji itp.) – część C, dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika (zawiadomienia o przyznaniu kary porządkowej, odwołania od przyznania kary porządkowej i inne) – część D. Należy prowadzić i przechowywać również pozostałe akta wynikające ze stosunku pracy, takie jak: dokumenty związane z ewidencją czasu pracy, dokumenty dotyczące ubiegania się o urlop wypoczynkowy i udzielania go, druki dotyczące wypłacanego wynagrodzenia za pracę, wnioski i świadczeniami z nim związane, dokumenty związane z organizacją i czasem pracy, przydziałem odzieży/sprzętu do pracy i inne. Jak prowadzić dokumentację pracowniczą Jak już wspomnieliśmy, przedsiębiorca zatrudniający pracownika powinien prowadzić i przetrzymywać dokumenty dotyczące stosunku pracy nawiązanego z pracownikiem oraz akta osobowe, których rodzaje dzieli się na części A, B, C i D. Niezależnie od tego pracodawca zobowiązany jest także do prowadzenia dokumentów na potrzeby spraw podatkowych i dla ZUS. Przy spełnieniu określonych warunków od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona jako e-akta, czyli w formie elektronicznej. Jeżeli pracownik posiada tzw. podpis kwalifikowany, może opatrzyć nim wnioski w postaci elektronicznej. Jeśli natomiast zatrudniony nie dysponuje takim podpisem, nadal można takiemu pracownikowi prowadzić e-akta, jeśli tylko wszelkie dokumenty sporządzone na piśmie i podpisane tradycyjnie zostaną zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy. Możliwe jest gromadzenie dokumentacji z procesów HR w obydwu formach, jednak należy to wówczas robić jednolicie: każdy zbiór dokumentacji powinien być przechowywany w jednej wybranej formie: elektronicznej lub tradycyjnej (np. wszystkie wnioski urlopowe pracowników – w elektronicznej, a zawiadomienia i oświadczenia – w formie papierowej). Ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Sposób gromadzenia akt powinny cechować: poufność, integralność, kompletność i dostępność. Dokumenty w formie elektronicznej powinny być przechowywane w odpowiednim programie, zapewniającym bezpieczeństwo danych, chroniącym zarówno przed uszkodzeniem akt, jak i przed udostępnianiem ich osobom nieupoważnionym. Dokumenty HR a ochrona danych osobowych pracownika Szczególnie istotną kwestią przechowywania dokumentacji pracowniczej jest ta związana z ochroną danych osobowych. Odkąd weszły w życie normy europejskie RODO, odpowiednie obchodzenie się z wszelkimi pismami zawierającymi dane osobowe jest wymogiem, którego nieprzestrzeganie może grozić poważnymi konsekwencjami prawnymi i wysoką grzywną. Dla przedsiębiorców zatrudniających nowych pracowników kluczowe jest w tym aspekcie pozyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy – bez niej bowiem pracodawca nie ma prawa nawet skontaktować się w sprawie rekrutacji, mimo otrzymania danych kontaktowych bezpośrednio od zainteresowanej osoby. Dopiero po wyrażeniu jednoznacznej zgody (stosowna klauzula w CV lub treści maila) rekruter może w pełni legalnie skorzystać z danych kontaktowych kandydata i przedstawić mu ofertę czy przeprowadzić wstępną rozmowę o pracę. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika jest też potrzebna do prowadzenia jego dokumentacji od chwili zatrudnienia. Obszary takie jak kadry i płace dokumenty pracownicze przetwarzają w wielu procesach, związanych z wypłatami wynagrodzeń, rozliczaniem z ZUS lub z Urzędem Skarbowym. Dlatego też różne rodzaje umów o pracę bez względu na ich terminowość powinny zawierać zapis o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych pracownika, a każdy zatrudniony powinien się z takim oświadczeniem zapoznać i świadomie je podpisać. Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze? Prawo pracy zobowiązuje do przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy od 10 do nawet 50 lat w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony. W przypadku zatrudnionych od 1 stycznia 2019 włącznie lub między 1999 a 2019 r. (jeśli zostały złożone do ZUSu stosowne oświadczenia) okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 1999 r., okres ten wynosi 50 lat. Były pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji od pracodawcy po upływie wymaganego okresu przechowywania jeszcze tylko w przez miesiąc (kalendarzowy) od końca tego okresu. Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca ma 12 miesięcy na zniszczenie akt – co ważne, muszą być one zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści (np. najlepiej za pomocą niszczarki). Od 1 stycznia 2020 r. wszyscy pracodawcy muszą przestrzegać nowych przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jaka temperatura i wilgotność powinna być zachowana w pomieszczeniach, gdzie archiwizowana jest dokumentacja? Kontrola i rejestracja temperatury i wilgotności w procesie przechowywania dokumentacji pracowniczej Zgodnie z treścią § 8 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2020 Podatki. Rachunkowość. Prawo pracy. ZUS Odpowiednia temperatura i wilgotność Obowiązek zabezpieczenia odpowiedniej temperatury, wilgotności oraz dostępu osób nieupoważnionych należy odczytać pozytywnie i ze zrozumieniem. Problem pojawia się w próbie zdefiniowania co oznacza sformułowanie: odpowiednia temperatura i wilgotność? Obowiązek każdego pracodawcy od 1 stycznia 2020 r. Pytanie jest poważne, gdyż przepis ten zacznie obowiązywać każdego pracodawcę od Zgodnie z § 22 w/w rozporządzenia pracodawcy mieli 12 miesięcy (liczone od na dostosowanie warunków przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Resort pracy i PIP W tym zakresie wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z oraz Państwowa Inspekcja Pracy z dnia W wyjaśnieniach czytamy: " [...] parametry w zakresie wilgotności i temperatury w pomieszczeniach przeznaczonych do przechowywania dokumentacji pracowniczej dla podmiotów prowadzących działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców." Zgodnie z par. 6 tego rozporządzenia w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać określone warunki wilgotności i temperatury. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia wynoszą one: dla wilgotności względnej powietrza - od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/- 5%, dla temperatury - od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki rejestrowane. Ponadto dokumentację papierową należy chronić przed: kurzem, pleśnią, zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie. W dalszej części wyjaśnień czytamy: "Dlatego też, zgodnie z ww. opinią resortu pracy (podzieloną przez Państwową Inspekcję Pracy), pracodawcy powinni brać pod uwagę powyższe parametry w przypadku samodzielnego przechowywania dokumentacji pracowniczej, gdyż ciąży na nich odpowiedzialność za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 7 Jednocześnie jednak resort podkreślił, iż ocena zasadności ukarania pracodawcy w okolicznościach konkretnego przypadku i ustalenie wysokości kary, należy każdorazowo do Państwowej Inspekcji Pracy albo sądu pracy." Do pomiaru temperatury służą, jak wiadomo termometry, do pomiaru zaś wilgotności przyrządy zwane higrometrami. Spotyka się też określenie wilgotnościomierze. Temperaturę mierzymy w stopniach (w naszym kraju Celsjusza), a wilgotność powietrza w procentach. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dziennik Ustaw rok 2005 nr 32 poz. 284) Dokumentacja pracownicza – osobowa i płacowa – należy do najbardziej wymagających dokumentów w firmie. Ma również najdłuższy – bo aż 50-letni – termin przechowywania. Zmiany, które czekają pracodawców od 1 stycznia 2019 r., mają na celu uproszczenie tej kwestii. Dokumentacja pracownicza – osobowa i płacowa – należy do najbardziej wymagających dokumentów w firmie. Ma również najdłuższy – bo aż 50-letni – termin przechowywania. Od 1 stycznia 2019 r pracodawców czekają zmiany i uproszczenia z tym związane. Dokumenty kadrowe będzie można przechowywać krócej. Sprawdź szczegóły. Dokumenty kadrowe i ich przechowywanie – omówione zagdanienia: 1. Dokumenty kadrowe – termin w Kodeksie pracy 2. Dokumentacja pracownicza – przepisy przejściowe Dokumenty kadrowe – termin w Kodeksie pracy Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, od 1 stycznia 2019 r. termin przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie znacznie skrócony. Zgodnie ze zmodyfikowanym art. 944 pkt. 9b, dokumentację pracowniczą należy przechowywać: Przez cały okres zatrudnienia pracownika, oraz Przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Uwaga! Podstawowy termin wskazany powyżej może ulec wydłużeniu. Będzie to miało miejsce w sytuacji, gdy upłynął już 10-letni wymagany termin, ale: Pracodawca jest stroną postępowania, a dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w tym postępowaniu – dokumentację przechowuje się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania Pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – podstawowy okres wydłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia pracownika o możliwości odebrania dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, a w przypadku jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji. Dokumentacja pracownicza – przepisy przejściowe Zasadniczo nowe przepisy obowiązują w zakresie dokumentacji pracowniczej pracowników, którzy zawarli z danym pracodawcą umowę o pracę po 1 stycznia 2019 r. Pracodawcy mogą jednak skorzystać z opcji przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raportów, stanowiących podstawę wyliczenia emerytury lub renty. Dotyczy to pracowników, którzy rozpoczęli pracę w danym miejscu pomiędzy 1999 a 2018 rokiem. Pracodawca, nie decydując się na nią, powinien dotrzymać 50-letniego terminu przekazywania dokumentacji w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. Za dużo dokumentów? Zobacz, kiedy warto przechowywać dokumentację firmy w biurze rachunkowym! UWAGAZachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disquss. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disquss zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disquss. O szczegółach przetwarzania danych przez Disquss dowiesz się ze strony. Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami. Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu Może te tematy też Cię zaciekawią

okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór